Лица с правом подписи
Согласно Приказу № 34н Минфина РФ от 29.07.1998 года, вся документация, которая непосредственно связана с осуществлением денежных операций, в обязательном порядке должна быть завизирована руководителем предприятия (директором) и главным бухгалтером, либо уполномоченными лицами (обычно заместители).
Подпись должностного лица является неотъемлемым реквизитом любого официального документа, тем более, когда речь идет о денежных средствах.
Не всегда руководитель и главный бухгалтер могут поставить подпись собственноручно.
Как любой человек, они могут быть: на больничном листе, в отпуске, командировке и отсутствовать по другим причинам.
По согласованию с главным бухгалтером, директором обычно утверждается перечень лиц, имеющих право подписи учетных документов.
Оформляется право подписи:
- приказом, если уполномоченные лица являются работниками этого предприятия.
В приказе указывается занимаемая должность работников, полностью фамилия, имя, отчество и дата с которой им предоставляется право подписывать финансовые и другие документы от лица руководителя;
- генеральной доверенностью, заверенной нотариально.
Доверенность на право подписи может быть передана лицу, которое не связано трудовыми отношениями с данным предприятием.
Действительной доверенность считается лишь выданная генеральным директором либо учредителем данной организации.
При оформлении доверенности указывается срок ее действия и передаваемые полномочия.
Акт приема-передачи документов и дел при смене генерального директора (руководителя) организации
_________________________ УТВЕРЖДАЮ (наименование организации) __________________________________ (председатель общего собрания либо органа, принявшего решение о смене директора, собственник имущества организации) __________ _____________________ (подпись) (расшифровка подписи) АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ __________ 20__ г. Акт приема-передачи дел при смене генерального директора (руководителя организации) составлен в соответствии с Законом Республики Беларусь от 09.12.1992 N 2020-XII "О хозяйственных обществах", п. 7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4, ___________________________________________ (указываются __________________________________________________________________________, учредительные документы организации) должностной инструкцией руководителя ______________________________________ (наименование организации) от "_____"______________ 20____г. Акт приема-передачи документов и дел при смене генерального директора (руководителя) составлен комиссией (третьим лицом) ________________________ (Ф.И.О. лица, которому __________________________________________________________________________. поручено составление акта приема-передачи документов и дел руководителя) Председатель комиссии _________________________________________________ должность, инициалы, фамилия Члены комиссии: 1. ____________________________________________________________________ должность, инициалы, фамилия 2. ____________________________________________________________________ должность, инициалы, фамилия Присутствовали: 1.
____________________________________________________________________ должность, инициалы, фамилия 2. ____________________________________________________________________ должность, инициалы, фамилия 3. ____________________________________________________________________ должность, инициалы, фамилия Основание: смена генерального директора (руководителя) организации. Дата расторжения трудового (гражданско-правового) договора с генеральным директором ____________________________________________________________: (наименование организации) "______" ________________ 20____г. Передаются: Учредительные документы организации: _________________________________. Печати и штампы организации. Передаются документы, содержащие сведения: 1. О расходах организации: ___________________________________________ 2. О задолженности организации, в том числе по кредитам и по уплате налогов: __________________________________________________________________ 3. О состоянии документации по бухгалтерскому учету: __________________ ___________________________________________________________________________ 4. О банковских счетах организации: ___________________________________ ___________________________________________________________________________ 5. Об условиях хранения и учета наличных денежных средств, ценных бумаг: ____________________________________________________________________ 6. Об использовании фонда оплаты труда и иных фондов организации: ___________________________________________________________________________ 7. О состоянии финансово-бюджетной, кассовой и штатной дисциплины организации на основании данных по балансу на "______" ______________ 20____г.: _________________________________________________________________ 8. О заключенных договорах (контрактах, соглашениях): _________________ ___________________________________________________________________________ 9. О недвижимом имуществе, транспортных средствах организации _________ ___________________________________________________________________________ 10. О запасах сырья, готовой продукции, топлива (ГСМ), иных товарно-материальных ценностей ____________________________________________ 11. О результатах проведения последней инвентаризации товарно- материальных ценностей ____________________________________________________ 12. О результатах документальной ревизии: _____________________________ ___________________________________________________________________________ 13. О техническом состоянии средств (фондов), средств технического контроля, ПЭВМ: ___________________________________________________________ 14. О состоянии и подготовке кадров: __________________________________ ___________________________________________________________________________ 15. О юридических лицах, учрежденных организацией: ____________________ ___________________________________________________________________________ 16. О филиалах и представительствах организации: ______________________ ___________________________________________________________________________ При приеме-сдаче дел были установлены следующие факты: 1.
Основные правила оформления акта приема-передачи документов
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
Общая структура акта
Акт приема-передачи компилируется в 2 экземплярах (для уже бывшего директора и избранного вместо него). Условно структуру документа можно обозначить следующим образом.
| Основные составляющие структуры акта приема-передачи | Что включают |
| Шапка | Датировка и место оформления документа |
| Основание составления акта
(дается ссылка) |
Реквизиты протокола общего собрания учредителей (иного документа) |
| Назначение акта | Подтверждение факта передачи документации |
| Лица, присутствующие при передаче документации | ФИО присутствующих учредителей
(рекомендовано 3 человека) |
| Суть вопроса | Фиксация факта передачи бывшим директором и принятие избранным руководителем документов |
| Список передаваемой документации (оригиналы) | Перечисляются все документы организации с нумерацией, описями, количеством листов, примечаниями и т. п. К ним относят документацию:
· учредительную; · кадровую; · бухгалтерскую; · с включением материально-—товарных ценностей, · штампов, печатей и др. |
| Подписи | Акт подписывают:
бывший и избранный директор; а также главбух и иные уполномоченные лица |
Примерный бланк акта приема-передачи дел при смене директора
Акт приема-передачи дел
На руководителя предприятия возложена большая ответственность. Так, неотъемлемой частью процедуры смены генерального директора является передача дел в компании. Как правило, это позволяет избежать падения экономических или производственных показателей Общества. Итогом процедуры должен стать акт передачи дел, оформленный согласно законодательным нормам.
Директор — это наемный работник, который представляет интересы фирмы перед лицом других компаний и ведет дела от имени организации. В случае увольнения он должен передать соответствующую информацию своему приемнику.
Как правило, это оригиналы документов из следующих категорий:
- лицензии и разрешительные бумаги;
- первичная документация;
- международные договоры;
- доверенности;
- учредительные сведения.
Если передачи этой информации не произойдет, то восстановление документов может быть крайне осложнено.
1. Комиссия
Как правило, создается комиссия, в обязанности которой будет входить проведение всех мероприятий и контроль за передачей дел организации от бывшего Генерального директора его правопреемнику.
