Организация документооборота по охране труда
В соответствии с регламентами, разработанными для управленцев, задача обеспечить работников всем необходимым для безопасной работы лежит на руководителе, ст. 212 ТК РФ. В бумагах отображаются ключевые процедуры по охране труда и их пересечение между собой.
Главное требование к документам – удобная читаемость, простая идентификация, наличие дат и сроков действия. Хранение должно производиться строго в рамках сроков, указанных в законодательстве. Правительство обязывает нанимателей устанавливать порядки в сфере разработки, обновления, хранения и уничтожения документации в области безопасных условий работы. На практике принято выделять следующие формы бумаг:
- внешние;
- управленческие;
- в рамках конкретного подразделения;
- в области рабочих мест.
Есть три основных требования, которым должна соответствовать организация документооборота на предприятии:
- документы должны быть понятными, лаконичными, целевыми и подвергаться регулированию действующими законодательными нормами;
- немаловажную роль играет исключение операций с документами, если необходимость в этом отсутствует;
- если какие-то бумаги транспортируются и перевозятся, это должно быть оправдано.
По завершении отчетного периода осуществляется отбор бумаг, которые подлежат включению в опись и сдаче в архив. Предоставление документов сотрудникам осуществляется под роспись.
Основные типы документов на предприятии
В организациях действуют десятки и даже сотни типов документов. Это всевозможные приказы, списки, журналы, постановления. Вот самые распространенные виды бумаг:
- локальные нормативные акты (ЛНА), разработанные в стенах организации по усмотрению работодателя, в них регламентируется безопасность производственного процесса, правила организационной и управленческой деятельности;
- бумаги, регулирующие деятельность сотрудников, связанную с соблюдением требований ЛНА, охраны труда, противопожарной безопасности, итогами проведенных оценок;
- сведения по расследованию несчастных случаев, заболеваний профессионального характера;
- письма, составленные контролирующими органами, предполагающие совершение оперативных действий;
- правила охраны труда;
- инструктажи по эксплуатированию производственного оборудования;
- статистические отчеты, адресуемые в государственные органы;
- отчеты внутри организации;
- учебные, методические, дидактические материалы.
Перечень далеко не исчерпывающий, но включает в себя базовые заполняемые документы.
